Je wilt effectief vergaderen, goede besluiten nemen, de vaart erin houden, maar toch iedereen de ruimte geven wanneer hij aan de beurt is.
Maar soms heb je iemand in je kring die lang aan het woord is. Iemand die naar jouw idee teveel tijd neemt, te lang moet nadenken, te vaak herhaalt, te vaak pauzes laat vallen en in zijn beurt te weinig nieuws toevoegt?
Niet één keer, maar elke keer! In elke bijeenkomst, bij elke beurt, gewoon altijd!
Wat doe je dan? Waarbij je natuurlijk de spreker in zijn waarde wilt laten, wilt dat alles wat echt nodig is boven tafel komt, dat elk lid van de kring zich gezien en gehoord blijft voelen, maar je wilt ook door!
Graag delen wij 12 tips (kan je uitproberen wat bij jullie werkt):
- Spreek vooraf af hoe lang je het gaat hebben over een bepaald onderwerp en reken uit hoelang elk kringlid ongeveer aan het woord mag zijn om dat doel te halen;
- Spreek met elkaar de intentie uit om de agenda van de bijeenkomst binnen de tijd af te ronden;
- Werk eens een tijdje met een tijdklok. Spreek af hoeveel minuten iedereen per beurt mag spreken en houdt dat bij met bijvoorbeeld een zandloper of timer;
- Houdt meerdere korte rondes en ga daarmee door tot alles gezegd is dat gezegd moet worden over het onderwerp. Door dat af te spreken, weet elk kringlid dat hij opnieuw aan de beurt komt als hij iets is vergeten te zeggen;
- Herhalen van jezelf is niet nodig. Let maar eens op hoe vaak een ander dat doet (en hoe vaak je dat zelf doet ;-) ;
- De groepsgrootte speelt een rol. Spreek dat uit en maak er afspraken over of vraag de kring daarop te participeren;
- Stel een tijdbewaker aan. Dit is iemand die de afgesproken tijd in de gaten houdt en de gespreksleider hierop wijst;
- Denk eens na over wat het met de vrijheid van een ander kringlid doet wanneer een bepaald kringlid altijd lang aan het woord is. Is dat andere kringlid dan nog wel echt vrij of wordt die door het vrijheid nemen van die ander beknot in zijn eigen vrijheid?;
- De rol van de gespreksleider is belangrijk. Wanneer ingrijpen of vragen of de persoon die aan het woord is het kan afronden? Kun je daar afspraken over maken of is dat afhankelijk van de situatie die altijd anders is?;
- Durf je jezelf de vraag te stellen: "Hoe belangrijk vind ik mijn eigen belangrijkheid in deze kring en welk recht geeft me dat wel/niet"? Het antwoord daarop kan nog best eens confronterend zijn;
- Houdt constant het doel van de kring in de gaten. Draagt wat nu allemaal gezegd wordt, nog bij aan het realiseren van het doel van de kring?
- Je bent nooit uitgeleerd. Wat een tijdje heel goed werkt, werkt op een gegeven moment opeens niet meer. Zet het dan opnieuw op de agenda en maak nieuwe afspraken.
Succes!
