Onlangs had ik het twijfelachtige genoegen om een vergadering bij te wonen die ik nog wel ken van vroeger, maar al heel lang niet meer meegemaakt had. Een vergadering waarin schijnbaar iedereen aan het woord komt. Waar aan het eind van de vergadering het punt w.v.t.t.k. staat, waarin een punt naar voren kwam, waar ik het in de vergadering graag uitgebreid over gehad had willen hebben. Waar geen slotronde gehouden werd, dus de vergadering eindigde 'koud' en opeens was het afgelopen.
Het was mij niet duidelijk of ieder zijn/haar doel gehaald had en of hij/zij tevreden uit de bijeenkomst ging.
O ja, en bij de introductieronde ging het ineens over een afspraak die twee leden met elkaar hadden staan, maar die verzet moest worden.
Ik had hoofdpijn aan het eind van de bijeenkomst. Kwam dit omdat ik al een lange dag gehad had, of lag er een relatie met de manier van vergaderen? Kwam het omdat ik steeds alert moest zijn op wanneer ik wel/niet iets moest zeggen en of er niet iets besloten werd waar ik geen akkoord op had gegeven, of lag het ergens anders aan?
Wat kan dit effectiever en prettiger verlopen als je meer en vooral een heldere structuur aanbrengt in je bijeenkomst. Starten met een aankomstronde en vragen wat ieders doel is. Inhoudelijke punten verzamelen aan het begin zodat niet aan het eind nog een belangrijk punt naar voren komt. Echt iedereen de beurt geven als je wilt weten hoe iedereen denkt over een onderwerp. En echt gezamenlijk een besluit nemen in plaats van dat de voorzitter een voorstel doet en heb je er, terwijl je niets gezegd hebt, automatisch mee ingestemd en ben je daarmee mee verantwoordelijk.
Hoewel ik de mensen fijn vond en graag bij deze groep wil aansluiten, zie ik dat we een enorme verbeterslag kunnen maken met anders vergaderen. Ik ga daar graag aan bijdragen. Zal dat wennen zijn? Ja, want elk nieuw gedrag vraagt een verandering van ons en, gewoontedieren die we zijn, zal dat eerst voor sommigen onwennig voelen, zal het voelen als een toneelstukje. Maar is dat niet met bijna alles wat we nieuw leren? Het gevoel van onwennigheid, het automatisme dat nog ontbreekt en het nog goed moeten nadenken hoe het ook alweer moet? Tot er een moment komt dat het geïnternaliseerd is en je niet anders meer wilt.
Dan ga je met veel plezier een bijeenkomst in, omdat je weet dat er volgens de CONSENT-methode® wordt vergaderd en je vanuit rust samen heldere afspraken maakt en besluiten neemt, waarbij iedereen zich gezien en gehoord voelt en echt mee gedaan heeft!
