Agile, Scrum… en CONSENT

Het eerste wat me opviel was al direct heel herkenbaar, het “een koe is een beest, maar een beest is niet altijd een koe…”- principe. Ik hoorde wisselend de begrippen Agile en Scrum (en idd. Lean). Les 1: Scrum is altijd Agile, maar Agile is niet altijd Scrum. Check. CONSENT-methode is altijd sociocratie, maar sociocratie is niet altijd CONSENT-methode. Hoe Lean zich tot die formule verhoud moet ik nog eens goed uitzoeken. Laat me in reacties hieronder gerust weten wat de volgende stap in mijn onderzoek kan zijn!

Ik besloot te beginnen bij een Scrum Master training. Waarom juist die? Omdat ik graag praktijkgericht bezig ben en deze stap leek het beste bij die wens te passen. In een vervolgstap ga ik zeker ook nog breder kijken, want van wat ik nu gezien heb werd ik wel blij.

Tijdens de online training trof ik allemaal mannen, consultants & techneuten. Heerlijk verfrissend! (De trainingen van de CONSENT-methode zijn veelal gevuld met mensen uit zorg, onderwijs en de overheid... veel vrouwen.) De stof en de training is doorspekt met Engelse termen. Fine by me, al merk ik wel dat ik er een beetje de slappe lach van krijg als ik later op kantoor bij mijn man (die websites bouwt) een samenvatting van de training geef. Excuse me, een summary met take-away’s natuurlijk.

Dat gezegd hebbende is de conclusie wel: Ja! CONSENT & Scrum (en ja, Agile in zijn geheel durf ik wel te stellen) matchen. De werkwijzen zijn prima te combineren en ze vullen elkaar uitstekend aan. Samenvattend: Bij de CONSENT-methode richten we ons op het nemen van een gedragen besluit en laten we heel open hoe je vervolgens je besluit vertaald naar actiepunten (spreek dit met consent af en zet het in je kringwerkwijzer). Scrum richt zich juist op getting shit done, het biedt een heldere vorm voor hoe je producten/diensten/software tot leven brengt en laten open hoe je de zelfsturing binnen het Scrum team vorm geeft. Er komt wel een website voorbij met daarop allerlei ideeën voor werkvormen die je tijdens de meetings zou kunnen gebruiken, maar de bottomline ߘ頩s: Joh, jullie zijn volwassen mensen, zorg dat je er samen uit komt. Dat laatste stukje geven wij graag duidelijk vorm, omdat in onze ervaring ‘samen er uit komen’ geregeld best een uitdaging is.

Ik zal een aantal dingen uitlichten, te beginnen bij het backlog. Laten we het er voor nu even op houden dat dit een op volgorde van prioriteit gesorteerde actiepuntenlijst is. Scrum biedt allerlei ideeën en handvatten hoe je deze lijst maakt én beheert. Dat beheer gebeurt door de Product-Owner. Dit is altijd 1 persoon. Als deze PO zijn of haar werk goed doet is die zeker benaderbaar en luistert ze goed naar het team, maar onder de streep heeft de PO het laatste woord over de backlog. Voor wie nu denkt: “Nou, nou, dat is ook niet erg gelijkwaardig…” de volgende gedachten:

We stellen bij de CONSENT-methode nergens dat “iedereen overal over mee moet beslissen” – zeker niet, we werken met duidelijke domeinen! In een situatie waar naast Scrum ook voor de CONSENT-methode gekozen is zou ik het als volgt verwoorden: de PO heeft een heel heldere rol en een heel duidelijk mandaat. Een heel duidelijk domein.
Vanuit het backlog kiest het team welke taken zij oppakken in de volgende sprint (dat is een vaste cyclus van enkele weken waarin gewerkt wordt aan deze taken). De PO bepaald wel de volgorde van taken, maar niet de hoeveelheid die het team per sprint wegwerkt.
Bovendien gaat het er vooral om dat de PO degene is die knopen doorhakt. Er is aan alle kanten overleg ingebouwd. De PO is daarnaast een waardevolle schakel tussen het team en de rest van de organisatie.

De daily scrum – je hebt er vast wel eens van gehoord, een kort overleg van een kwartier aan het begin van de dag – kan prima volgens de CONSENT gespreksetiquette en stappen verlopen. Ja, je ziet vaak dat overleggen met de CONSENT-methode meer tijd kosten. Realiseer je daarbij wel dat de CONSENT-methode er te vaak – vooral in het begin – alleen bij gepakt wordt voor de moeilijke stukken. De grote vragen. De gevoelige onderwerpen. Ja, dat kost tijd.

Dat neemt totaal niet weg dat ook in een overleg van 15 minuten zaken als…

• elkaar uit laten praten; 
• eerst mededelingen wegtikken en dán de volgorde van bespreekpunten bepalen; 
• bij een agendapunt eerst beeldvorming doen (heeft iedereen wel alle informatie die nodig is om überhaupt een mening te hebben?) 
• en na de meningsvorming een duidelijk besluit nemen… 

… allemaal nog steeds erg zinvol is!

Ja, veel CONSENT-ers* vinden het heerlijk om de tijd te nemen voor een bijeenkomst en eens lekker in de materie te zakken. En ja, dat is absoluut lekker én zinvol. Maar niet altijd en overal. Ik wil op deze plek maar weer eens een lans breken voor een beetje ‘snappy’. CONSENT mag niet verworden tot een gedrocht waarbij je tot in den treure doorpraat totdat iedereen ja en amen zegt. Al vanaf de kennismaking hameren we op het verschilt tussen “je voorkeur” en “je consent” (geen overwegend bezwaar). Zo blijft het werkbaar.

Bij Scrum hebben ze een mooie balans gevonden voor Snappy-doorwerken en de tijd nemen voor dingen. Dat zie je in één oogopslag als je kijkt welke time-box de verschillende vaste overleggen meekrijgen. Voorbeeld: bij een Sprint van 1 maand is het dagelijks overleg dus 15 minuten (let op: dat is het gezamenlijk overleg moment, tussendoor communiceer je uiteraard veel meer met je collega’s). Voor het opstellen van een sprint-planning staat 8 uur (mag korter zijn, zeker niet langer). Dan moet er wel een boel gedaan worden, maar het is duidelijk een geval van: neem hier de tijd voor en werk dan tijdens de sprint lekker door. Aan het einde van een sprint staan er altijd 2 reflecterende bijeenkomsten op het programma: de Sprint Review, die ruwweg gaat over “Wat hebben we afgemaakt?” en de Sprint Retrospectieve, die gaat over het functioneren van het team. Hier staan respectievelijk 4 en 3 uur voor.

I love it! Je maand starten met de tijd nemen voor een goede planning (doelen stellen!), tussentijds lekker doorwerken zonder al te veel geneuzel (getting shit done) en aan het einde van de maand weer de tijd nemen om te reflecteren. Dat botst nergens met de CONSENT-methode. En de structuur van de CONSENT-methode botst nergens met Scrum. Je kunt ze wat mij betreft zo in elkaar schuiven.

En passant kunnen de methodes elkaar aanvullen. Scrum biedt handige tools die uitstekend te gebruiken zijn om bijvoorbeeld moties goed voor te bereiden. En halleluja, met goed voorbereide moties wordt een overleg zo veel prettiger! CONSENT op haar beurt biedt een heldere structuur en handvatten om dat stuk zelfsturing prettig vorm te geven.

Tot slot moet ik nog even de Definition of Done noemen. Wat een heerlijk concept is dat! Ja, je kunt er ongetwijfeld een draak van een ding van maken, maar wat mij betreft is dit een geweldige om aan je kringwerkwijzer toe te voegen: een omschrijving wanneer iets af is. Missie, visie, doelen… allemaal prachtig, maar sta ook eens stil bij: Hoe ziet het eruit als het gelukt is? Hoe weten we dat het gelukt is?

Tot zover mijn verslag.

* dit begrip is er achter de schermen een beetje ingeslopen, in eerste instantie omdat “mensen die bij ons een training gevolgd hebben en de methode in de praktijk toepassen” zo onhandig lang is. En toen we eenmaal CONSENT-ers gingen gebruiken vonden we het gewoon ook wel lekker klinken.