Een goede agenda is het halve werk

De afgelopen periode kwamen vaak dezelfde agendapunten terug en de frustratie groeide. Naar aanleiding van de trainingsdag heeft ze vervolgens één van die punten beetgepakt. Het overleg verliep zeker niet snel - “stug volhouden was het motto” - maar het resultaat was wel een gedragen besluit en een team dat gemotiveerd is dit besluit goed uit te voeren. Het voelt al heel anders!

Heel veel in de CONSENT-methode is rond. We houden van rond. Van een gesprek in rondes en van “dingen rond maken”. Het eerste waar mensen bij de methode aan denken zijn vaak de rondes van onderwerp tot consent. Deze maken vaak indruk en lijken soms synoniem te zijn aan de CONSENT-methode. Maar het gaat zo veel verder dan dat!

Hierbij daarom een pleidooi voor het belang van een goede agenda.

Het is verbazingwekkend om te horen hoe weinig (soms domweg géén) aandacht er in organisaties besteed wordt aan het opstellen van een agenda voor een overleg. Onder het mom van druk-druk-druk en ‘we zijn allemaal professionals’ word de agenda een ondergeschoven kindje. Gevolg? Veel gepraat, weinig spijkers met koppen, groeiende frustratie…

Geen agenda hebben kost je tijd, focus en energie. Vorig jaar zat ik op locatie voor een workshop. Een van de onderwerpen die op die dag aan bod kwam was “Sommige collega’s zitten tijdens een online overleg e-mails en appjes te beantwoorden. Wat voor regels maken we daarvoor?” In de meningsvorming bracht een van de aanwezigen naar voren: “Tja, ik heb het druk. Soms zit ik bij een overleg wat gewoon niet interessant is of wat me niet zo aangaat en dan kan ik die tijd beter gebruiken om even wat mails te beantwoorden.”

“Maar waarom zit je dan überhaupt bij dat overleg?" Was een van de reacties. "Is het niet veel collegialer om in een eerder stadium nee te zeggen? Om je af te melden voor dit overleg, als je op de agenda van het overleg ziet dat er geen punten aan de orde komen die jouw aangaan?” Maar dan moet er dus wél een agenda zijn…

Als je de agendapunten helder hebt, kun je bovendien aan het begin van je overleg filteren:

• Welke punten zijn mededelingen en kunnen we in vlot tempo - zonder discussie! - afhandelen? Praten om het praten is zonde van ieders tijd.
• Gebruik die tijd liever voor wat persoonlijke aandacht voor je collega’s (een aankomstronde, een check-in).
• Behandel huishoudelijke zaken (wanneer is het volgende overleg?) vooraan in een overleg, dan kan de aandacht daar vanaf.
• Haal ook de rondvraag naar voren zodat je niet aan het einde van een vergadering verrast wordt door belangrijke thema’s.
• Wees zuinig met ieders tijd. Kies met zorg aan welke agendapunten je op dit moment aandacht wilt besteden en neem dan voor die (inhoudelijke) punten de tijd.

Neem de tijd voor je agenda. Dat levert je tijd op!

Het is een beetje zo als die Zen-quote “mediteer elke dag 20 minuten, behalve als je het te druk hebt, dan mediteer je een uur”.

Maak voor elk overleg even een agenda,
behalve als je het heel druk hebt,
dan besteed je extra aandacht aan de agenda!